福利厚生・介護サービス会社 様

福利厚生・介護サービス会社 様
業種 介護サービス業
企業規模 約300名(グループ企業含む)
事業内容 ライフサービス事業、フードサービス事業、介護総合サービス事業(国内・海外)

社員寮、学生寮、保養所、研修所など企業.各種法人の福利厚生施設の運営受託や、老人ホームをはじめとする介護施設の運営、サービスを提供し、海外へもその事業を展開。加えて企業・学校、公共機関等の食堂運営なども展開している。

[福利厚生・介護サービス会社様]
日々出費が発生する現場で活用!これまでの社内運用を大きく変えることなくスムーズに導入・運用が回っています!

[ 利用数 ]

100

[ 利用者 ]

現場管理者(施設など)

[ 利用シーン ]

食材、雑費、通信費、ネットショップでの購入

Bizプリカ導入のきっかけ

Bizプリカ(法人プリペイドカード)を導入する前までは、各施設を運営する現場ごとにキャッシュカードを配布していました。その現場ごとに開設した口座に対して、現場からの依頼に応じて小口現金や仮払金を送金する運用をしていたのですが、取引先銀行の担当者さんに紹介され、Bizプリカ(法人プリペイドカード)に入会してみたことがきっかけですね。当社は介護施設の運営や、給食事業を受託していますので、カードユーザーとなると、主には現場管理者が保有しています。ですので、基本的には現場に1枚、本社や支店では保有していません。Bizプリカ(法人プリペイドカード)は「現場や施設で1枚のカードを共同利用可能」という点もポイントが高いと思います。受託している現場の中には当社(委託先)に立替精算(が生じたもの)を任せている場合もあり、その場合には委託先側で対応(立替精算を行い、後日請求書払い)しているケースもありますね。

Bizプリカ運用管理方法・利用シーン

主な利用シーンは「食材」「雑費(資材)」「通信費(郵送物)」「ネットショップ」辺りが多いでしょうか。施設を運営してゆくにあたり、どうしても不足するもの、その場で購入しないといけないもの(生鮮食品等)があります。給食はほぼ0から現場で作る場合がありますので、そのために、現場の食材調達でBizプリカ(法人プリペイドカード)を利用しています。稀に地場の生産者さんから直接購入して「キャッシュレス決済ツールが使えない」という場合があるようですが、大半は網羅できていると感じています。
Bizプリカ(法人プリペイドカード)にチャージを行うタイミングはあまり決まっておらず、適宜、という感じでしょうか。現場からの指示と、残高を見比べて不足分を補うのみです。これに関しては、取り立てて特別なルールは設けておりません。

これまでの経費管理

Bizプリカ(法人プリペイドカード)導入前の運用については、先ほどもお伝えしたように、キャッシュカードを各現場に配布していました。これはこれで、小口現金や仮払金を管理する手間が生じていたのですが、何と言っても、各口座に定期的に送金(現場単位)するコストも馬鹿にならない、という感覚がありましたね。
これは致し方無いことなのですが、このキャッシュカード運用、実は現在も一部の事業所では残っています。当社の場合、全国に事業所(施設)があるので、Bizプリカ(法人プリペイドカード)だけでは対応できない場合があります。地域によっては、先ほどの例のように、キャッシュレス決済ツールが利用できない生産者さんからの直購入が主流だったり、チェーンストアが存在しないような場所もあります。そのような場合には、どうしても小口現金や仮払金を用意しなければいけない。この課題はありますね。

Bizプリカ導入後

現在の運用はと言うと、Bizプリカ(法人プリペイドカード)へのチャージタイミングはランダム(現場での不足都度)に行っています。その場合は、現場から社内ワークフローで申請を上げて貰っています。現場で生じる領収書は→月末締め→原本を月に1回、レターパックに袋詰めして本社へ郵送させる→本社事業部の事務担当スタッフ(ほぼ専任)が1個1個仕訳けしています。これは全てのキャッシュレス決済ツールに共通して言えることですが、購入内容(レシート明細)が不明なので、どうしても専任がチェックしています。と言っても、あくまでも主は内容物の勘定科目のチェックです。
実際のボリュームは、Bizプリカ100枚(100現場)で生じる小口処理を、2名で対応しています。うち1名はベテランパートタイマーさんが担当しているので、(Bizプリカを導入する前の運用から)大きく変更が生じないことも安心材料でした。
そして、従業員から提出された領収書をベースにしており、Bizプリカ(法人プリペイドカード)側の「利用履歴」「残高」はチェックしています。
実は、会社全体としては経費精算システムを利用しているのですが、各施設ごとの現場には展開していません。現場はただですら忙しい状況の中で運営をしている訳ですので、過剰な負担は強いたくない。その現場への負担感、仮に導入するとなっても、従業員への教育や(本部側への)問い合わせ増を考えれば、このようなサービス処理するのがベストな状態だと思っています。

ご担当者様のお声

全国に500を超える事業施設の運営上、全て現場調達が基本です。そのため、キャッシュカードで本部より小口現金/仮払金を送金していた部分をBizプリカ(法人プリペイドカード)での運用に切り替えました。現場側では以前の運用と大きく変わることはなく、スムーズに運用できていると感じています。

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